Datenschutzerklärung – NiCo IT Support

NiCo Digital Technologies OÜ, Järvevana tee 9, Tallinn, Harju maakond, Estland, Registry Code 17465016. E-Mail: nico@zsb-hg.de; Support: office@nicodigital.tech; Telefon: +44 7451 228043.

Diese Datenschutzerklärung gilt für support.nicodigital.tech, Kundenkonten, Supporttickets, Fernwartung, Abrechnung, Kommunikation und den administrativen Supportbereich.

Je nach Nutzung verarbeiten wir Stamm- und Kontaktdaten, verpflichtend die Telefonnummer bei Supportanfragen, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, Unternehmensdaten, USt-IdNr., Ticketinhalte, Support-ID, technische Sitzungsdaten, Beginn/Ende/Dauer, Statusdaten, IP-Adresse, Browser-/Geräteinformationen, Sicherheits- und Audit-Protokolle, Rechnungs- und Zahlungsstatus sowie von Zahlungsdienstleistern übermittelte Transaktionskennungen.

Bei einer Bildschirmfreigabe können Inhalte sichtbar werden, die der Nutzer auf dem freigegebenen Bildschirm anzeigt. Die Freigabe startet nur nach einer ausdrücklichen Aktion des Nutzers und kann jederzeit beendet werden. NiCo speichert die Bildschirmübertragung in der vorgesehenen Standardfunktion nicht als Videoaufzeichnung. Supportmitarbeiter sind angehalten, nur für die Fehlerbehebung erforderliche Inhalte einzusehen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragsanbahnung und -durchführung einschließlich Support und Abrechnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten wie handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), für IT-Sicherheit, Missbrauchsverhinderung, Fehleranalyse und Forderungsmanagement auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie – soweit eine Verarbeitung eine Einwilligung erfordert – auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die als Pflichtfelder gekennzeichneten Daten sind für Vertragsschluss oder Supportbearbeitung erforderlich. Die Telefonnummer wird benötigt, damit der IT-Support den Kunden bei technischen Problemen, Verbindungsabbrüchen oder Rückfragen erreichen kann. Ohne die erforderlichen Pflichtdaten kann die Supportanfrage nicht bearbeitet werden.

Bei Registrierungen verarbeiten wir Kontaktdaten, Login-Daten, Unternehmens- und Rechnungsdaten. Passwörter werden als kryptografischer Hash gespeichert. Firmenadministratoren können Mitarbeiterkonten anlegen; sie sind dafür verantwortlich, dass sie hierzu berechtigt sind und die Daten aktuell halten.

Für Nachweis, Abrechnung und Sicherheit speichern wir insbesondere Ticketnummer, Status, Supportmitarbeiter, Sitzungsbeginn, Sitzungsende, Dauer, angewendete Preisregel und Abschlussstatus. Der Kunde kann die Dauer seiner Sitzung im Kundenbereich einsehen.

Bei Nutzung von PayPal werden für die Zahlungsabwicklung erforderliche Daten an PayPal übermittelt bzw. von PayPal empfangen. NiCo speichert insbesondere technische Zahlungsreferenzen und den Zahlungsstatus, nicht jedoch PayPal-Passwörter. PayPal verarbeitet Daten teilweise in eigener Verantwortlichkeit nach seinen Datenschutzinformationen.

Wir verwenden technisch notwendige Session- und Spracheinstellungen, damit Anmeldung, CSRF-Schutz, Sprachwahl und geschützte Bereiche funktionieren. Werbe- oder Profiling-Cookies sind für die vorgesehene Standardfunktion nicht erforderlich. Werden künftig optionale Analyse- oder Marketingdienste ergänzt, erfolgt dies nur auf einer zulässigen Rechtsgrundlage und – soweit erforderlich – nach Einwilligung.

Daten können im erforderlichen Umfang an Hosting-/Serveranbieter, E-Mail-Infrastruktur, Zahlungsdienstleister und beauftragte technische Dienstleister übermittelt werden. Soweit diese als Auftragsverarbeiter tätig werden, werden die Anforderungen des Art. 28 DSGVO vertraglich umgesetzt.

Werden Dienstleister außerhalb des EWR eingesetzt, erfolgt eine Übermittlung nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, etwa auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien wie Standardvertragsklauseln, soweit erforderlich.

Support- und Kontodaten werden nur so lange gespeichert, wie sie für Vertragsdurchführung, Nachweis, Sicherheit und Rechtsverteidigung erforderlich sind. Rechnungen und buchhalterisch relevante Geschäftsunterlagen werden entsprechend den estnischen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten grundsätzlich sieben Jahre aufbewahrt; § 12 des estnischen Accounting Act sieht für Buchungsbelege und bestimmte Geschäftsunterlagen eine siebenjährige Aufbewahrung vor. Technische Protokolle werden nach dem Grundsatz der Speicherbegrenzung gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für den jeweiligen Sicherheits- oder Nachweiszweck nicht mehr erforderlich sind.

NiCo setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO ein, darunter rollenbasierte Zugriffsrechte, Passwort-Hashing, zeitlich begrenzte Support-Zugangsdaten, CSRF-Schutz, serverseitige Sitzungsprotokollierung, Audit-Logs und verschlüsselte HTTPS-Übertragung.

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere Rechte auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21) und das Recht, eine Einwilligung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3).

Sie können sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für NiCo Digital Technologies OÜ ist insbesondere die estnische Datenschutzaufsicht Andmekaitse Inspektsioon, Tatari 39, 10134 Tallinn, Estland, zuständig.

Die vorgesehene Anwendung trifft keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO. Automatische Preisermittlung folgt transparenten, vom Administrator definierten Tarifregeln; die Vertragskonditionen werden vor der Bestellung angezeigt.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder Rechtslage wesentlich ändern. Die jeweils aktuelle Fassung wird auf dieser Seite mit Standdatum veröffentlicht.

Maßgeblich sind insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679, insbesondere Art. 5, 6, 12–22, 28 und 32 DSGVO. Offizielle Fassung: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj. Für die Aufbewahrung von Buchungsunterlagen gelten zusätzlich die einschlägigen estnischen Vorschriften, insbesondere § 12 Accounting Act.